Parmi les activités de Catherine Aussel, consultante indépendante sur les SI de la construction et du patrimoine (lire notre article qui porte le même titre), figure la dématérialisation des marchés publics, pour former et sensibiliser les PME à cette démarche novatrice qui va s’imposer à celles qui travaillent avec les collectivités publiques. Catherine Aussel répond à nos questions sur ce sujet technologique et sensible.

Zen Entreprise : Quelle est votre vision de la dématérialisation de l’appel d’offre chez les PME ?

Catherine Aussel - La dématérialisation est fondamentale. Son principe est de conserver l’intelligence des pièces de leur conception sur le poste de travail de la collectivité, jusqu’à leur retour, via les réponses des entreprises, sur le bureau des marchés et leur transmission aux services techniques pour analyse. La dématérialisation consiste ici à ne pas perdre d'informations et même à en ajouter. Mais la plupart des personnes ne savent pas respecter cette chaîne, ni comment et pourquoi elle est là !

Par exemple, une collectivité rédige un acte d’engagement et le dépose sur une plate-forme de dématérialisation au format PDF. L’entreprise le télécharge, et l’imprime, le remplit à la main, le scanne et le dépose sur la plate-forme. On a perdu 100 % et même 200 % par rapport au papier. Il serait si simple de fournir le document au format Word et de ne le mettre en PDF qu’en fin de chaine, pour la signature. Idem pour le certificat de signature électronique, il faut expliquer comment l’acheter et s’en servir. L’installation d’un certificat de signature fait intervenir des processus de sécurité complexes! Et la lecture de la signature dépend également du stylo ! Mais qui en est informé ?

Zen Entreprise : Comment fonctionnent ces démarches ?

CA - La dématérialisation des appels d’offres est soumise au code des marchés publics qui depuis 2005 oblige les collectivités à recevoir les réponses électroniques pour les consultations formalisées (consultations au dessus d'un certain montant). Mais beaucoup d’entreprises le découvrent seulement maintenant ! Les entreprises ignorent les règles des marchés publics, comme le formalisme pour la publicité ou la tracabilité de l'ouverture et du traitement des réponses. Le règlement de la consultation est souvent un peu difficile à déchiffrer, d'autant que les collectivités n’ont pas toujours un règlement 100 % conforme…

Depuis 2005, il n’y a pas eu encore beaucoup de réponse électroniques, (de l'ordre de 2 à 5%) les entreprises ne sachant pas de quoi il s’agit et les collectivités ne voulant pas recevoir de réponses dématérialisées. Entre 2005 et 2008, cependant, beaucoup de collectivités ont mis en ligne leur DCE, pour faire des économies de papier et habituer les fournisseurs au processus des pièces mises à disposition au format électronique. Aujourd’hui, 70 % des dossiers sont téléchargés. L‘objectif du ministère est de 100 % pour 2010.

Zen Entreprise : Les collectivités seront également tenues à la dématérialisation

CA – À partir de 2010, la collectivité aura l'obligation mettre en ligne ces DCE (pour les consultations à parti de 90 000 €), et pour les marchés de fourniture et de service dans l'informatique, la réponse électronique de l'entreprise sera obligatoire. A partir de 2010, la collectivité pourra imposer la réponse électronique aux entreprises (c'est ce qui les motive aujourd'hui...)

A parti de 2012, la collectivité devra laisser la possibilité aux entreprises de répondre de façon dématérialisée pour des marchés d'un montant supérieur à 90 000 €. C'est dire que pour presque toutes les consultations les entreprises pourrront répondre de façon dématérialisée.

Zen Entreprise : La dématérialisation est souvent présentée comme complexe…

CA - Ce n’est pas trop complexe ! Le processus n’est pas compliqué. L’angoisse vient du suivi et des formats assurés et reconnus par les collectivités. Les entreprises qui se lancent se posent encore des questions basiques, comme ‘est-ce que mon dossier est bien arrivé ?’ ou encore ‘est-il au bon format ?’. Il n’y a rien de très technique, à condition de disposer d’un accès à une palette d’outils (ex: fabrication de PDF) et de pratiques, de connaître les règles de fonctionnement coté maitre d’ouvrage, les différentes plateformes. La seule chose qui change vraiment pour l’entreprise, c’est l’obligation de disposer d’une signature électronique.

Zen Entreprise : Vous avez développé un programme de formation sur la dématérialisation des appels d’offre, quel en est le contenu ?

CA – Il s’agit d’informer les entreprises sur le cadre et les pratiques de la démarche, de leurs apporter des outils, de les guider vers l’information, et de les rassurer. Nous évoquons : cadre juridique, les décrets de 2006 et 2008, (comment lire le règlement des consultations?), la signature et le chiffrement, les différents certificats et leurs niveaux, les stylos de vérification et de signature (la norme ISO, les incompatibilités), les plates-formes de veille pour rechercher les appels d’offre, les plates-formes de dématérialisation des maitres d’ouvrage, les outils de bureautique (les formulaires et comment alléger les images), la mise en ligne proprement dite sur les différentes plateformes, la traçabilité des fichiers au fur et à mesure du processus, jusqu'à l’ouverture des plis au service des marchés...

Pour l'entreprise, la dématérialisation de la réponse est un gain de temps et d'argent appréciable (c'est le maitre d'ouvrage qui est garant de la transmission, qui est gratuite pour l'entreprise et remplace la poste ou le coursier...)

Le blog de Catherine Aussel.