Les employeurs peuvent désormais remettre des bulletins de paie électroniques, après accord des salariés. La paie enfin en version dématérialisée.
La loi de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, parue le 13 mai au Journal Officiel, autorise désormais les employeurs à remettre des bulletins de paie électroniques, sous réserve de l'accord de chaque salarié concerné.
Jusqu’à présent, les bulletins de salaire devaient obligatoirement être remis en main propre ou par courrier postal. Cependant, pour être autorisé à les dématérialiser, l’employeur doit d’abord obtenir l’accord du salarié, les conserver en archives - papier ou électroniques - pendant au moins 5 ans, et garantir l’intégrité des informations.
La dématérialisation du bulletin de paie enfin légalisée
C'est le Sénat qui a recodifié l'article 15 de la loi, comme il avait été voté en 2007. Les entreprises peuvent désormais émettre des bulletins de paie dématérialisés.
L'article L. 3243-2 se voit complété du texte suivant : « Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ». Et l’article L. 3243-4 de « ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ».
Concrètement, ces modifications permettent désormais aux entreprises d'émettre des bulletins de paie dématérialisés, ce qui signe sous certaines conditions la fin du document papier imprimé. Elles ne s'appliquent en effet qu'après accord du salarié. Le législateur prévoit ici le cas des salariés qui soit souhaitent continuer de recevoir leur bulletin de paie imprimé, et surtout ceux encore nombreux qui ne sont pas équipés pour recevoir des documents numériques.
Par ailleurs, comme dans la plupart des démarches de dématérialisation, les entreprises qui adopteront le bulletin de paie numérique devront garantir l'intangibilité du document, qui devra être archivé dans un coffre fort électronique et certifié afin de disposer d'une valeur probante.
Cette modification du code du travail est une triple avancée : technologique tout d'abord, puisque s'ouvre à la dématérialisation d'un des derniers documents extrêmement sensible de l'entreprise ; économique ensuite, puisqu'elle va réduire là aussi sensiblement les coûts associés à la fiche de paie (papier, impression, enveloppe, expédition/distribution) ; écologique enfin, avec un pas de plus qui pourra être franchi dans le sens du développement durable auquel la 'démat' contribue fortement.
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